Implementar un Portafolio de Procesos

La empresa decidió participar en la licitación para suministrar amarres y cuñas que serían utilizados en las acometidas eléctricas para una nueva colonia al sur del país. Dado que el lote solicitado era pequeño, su ventaja consistía en que ya se contaba con los moldes para hacer la fundición en aluminio. Lo que reducía el costo de producción y por lo tanto poder competir por precio. Se estableció un equipo de trabajo para comenzar a trabajar en la licitación. Después de varios días, de trabajo, lograron obtener el contrato, pensaron que el momento de presión había pasado, sin embargo, los verdaderos problemas comenzaron cuando trataron de producir el primer lote. Los componentes no habían sido producidos en varios años, y las personas que conocían la “receta” ya no laboraban en la empresa. Descubrieron que había que hacer modificaciones desde el control de temperatura hasta las grúas para el vaciado. Por otro lado, tenían que seguir trabajando en los pedidos que ya tenían comprometidos. El ambiente de la empresa se volvió caótico. Incluso, después de haber concluido el contrato de la licitación tardaron algunos meses más en volver a controlar la producción para continuar con los compromisos que ya se habían adquirido.

 

Existen, métodos y procedimientos de trabajo como el Sistema SMED (Single-Minute Exchange of Die) que habilitan a la operación para realizar cambios rápidos de herramentales así como de productos. No obstante, la aplicación de estas técnicas pudieran no ser las más adecuadas para otro tipo de negocios o escenarios.  Ya que este tipo de situaciones suelen repetirse en muchas organizaciones; incluso en algunas es común que los colaboradores ya estén acostumbrados a reaccionar ante las urgencias. También se puede pensar que ante ciertos escenarios es conveniente seguir una metodología de proyectos.

Pero aun así, existen eventos periódicos que obedecen a los mercados, productos o campañas de temporadas o quizá alguna oportunidad de negocio. Estas reacciones revolucionan a las organizaciones provocan urgencias y una serie de problemas que suelen ser resueltos por algún líder o paladín. Sin embargo, esto no tiene por qué ser normal o señal de una organización activa, sobre todo cuando, pasado el caos, la empresa puede tardar en recuperarse y volver a tomar su ritmo, además siempre está el riesgo de fallar o de que a los líderes les puedan faltar competencias para resolver el caos o bien, existe un desgaste general entre los colaboradores.

Tal vez resulte conveniente, establecer un Portafolio de Procesos, de tal manera que se facilite la habilitación de uno o más procesos en función de las necesidades de la organización, que permitan responder más rápidamente a las urgencias de una forma controlada con resultados más previsibles.

Sin duda se ha hablado de un portafolio de proyecto o de servicios, pero en este caso un portafolio de procesos significa que la empresa tiene la capacidad de arrancar uno o más o procesos conforme sea necesario.

 Por ejemplo, una casa consultora, podrá iniciar su proceso de licitaciones sin descuidar las entregas de los proyectos en curso, o incluso estar lo suficientemente “descansada” para concursar por otros proyectos. En el caso concreto de los amarres y cuñas para las acometidas eléctricas, la empresa pudo haber reactivado el proceso para producir esos componentes en particular además de participar en la licitación sin desgaste o prisas, podrá en otro momento, aceptar otros pedidos sin importar las variaciones técnicas, además de asignar y distribuir de mejor forma los recursos de la organización. Sin duda, también se puede hablar de un plan de contingencias y manejar escenarios “que tal si”, sin embargo, puede ocurrir que la contingencia consuma una gran cantidad de recursos además de que se nuble la visión sobre si los objetivos (si es que existen) serán cubiertos.

Para la Implementación de un Portafolio de Procesos se puede seguir la siguiente Guía:

 

 

Desde luego, para manufactura, por ejemplo, existen otras técnicas como un Plan Maestro de Producción o bien una metodología de proyectos, pero también, para determinadas organizaciones puede no ser el momento de implementar algunas de estas técnicas o bien tan solo, los recursos sean limitados. Por otro lado, el implementar un Portafolio de Procesos ofrece otro camino hacia la madurez y el apego a procesos que muchas organizaciones pueden requerir.  

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