Tener Procesos Maduros

El dueño de la fábrica de colchones, llamó a una empresa consultora, pues tenía la inquietud de que podría hacer algo más por el negocio, hasta ese momento, y aunque las ventas fluctuaban y los pedidos se entregaban a tiempo, sentía que podría hacer algo más. La primer oficina consultora que lo visitó, le hablo sobre la documentación de los procesos, como una opción para entender qué se podría mejorar, le hablaron de la madurez de los procesos de su negocio. No obstante, no entendía como la documentación de los procesos, podía mejorar el desempeño de su empresa y tampoco le quedaba del todo claro ¿Qué significa la Madurez de los Procesos?

 Básicamente, los procesos maduros son aquellos para los que existen los elementos y condiciones en la organización que provocan mejoras continuamente, es decir, el proceso en si es un artefacto  que describe las actividades que se realizan para obtener un resultado deseado, y el cual se mantendrá estático si en la organización no se promueve su mejora y constante actualización.  Existen varios modelos, que califican la madurez de los procesos según el cumplimiento de determinadas características, por ejemplo, algunos establecen la documentación del mismo como primer escalón hacia la madurez. Otros modelos explican que los procesos deben ser repetibles como un segundo o tercer escalón de madurez.

Ahora bien, para muchas organizaciones invertir tiempo en la documentación de los procesos para asegurar un nivel de madurez puede ser un gasto no necesario, sobre todo, cuando la experiencia dicta que muchos procesos terminan documentados en carpetas sobre la repisa de alguna oficina. Esto suele ocurrir cuando las personas que “levantan” el proceso pierden la visión sobre lo qué se puede mejorar cuando están documentando el proceso, o bien, cuando toman el modelo (cualquiera que sea) con demasiada rigidez paso a paso.

Se considera que los modelos de madurez sirven para diagnosticar a las empresas no como una metodología hacia la mejora y el cambio. En sí, son una herramienta para los consultores y pierden sentido para muchas de las organizaciones sobre todo aquellas a las que al parecer “no les duele nada”.

La propuesta consiste en iniciar con la creación de un conjunto de escenarios que faciliten la madurez de los procesos a través del fomento de determinadas actitudes y competencias así como emprender acciones. Mientras que el modelo de madurez solo sea utilizado como un mapa únicamente para ubicar dónde se encuentra la organización.

Los siguientes son escenarios que promueven y facilitan la madurez de los procesos.

 

 

Al final, se recomienda que esto sea canalizado a un Grupo de Trabajo para la Mejora de Procesos, el cual deberá operar bajo mecanismos formales para la mejora de procesos además de  un Portafolio de Proyectos.   

¿Te interesa elevar la madurez de tus procesos?