La papelería comenzó como un negocio pequeño, poco a poco fue creciendo
y se mantuvo constante, el mayor acierto fue haber participado en varias
licitaciones para el suministro de papelería a varias dependencias del
gobierno. Ahora se encontraban más estables, además del gobierno suministraban
artículos de oficina a varias empresas. El negocio estaba creciendo y
consolidándose, los precios eran los adecuados, las entregas se daban sin contratiempos.
Sin embargo, el trabajo estaba aumentado mucho, por lo que, gracias a la última
licitación ganada se sentían en posibilidades de invertir en tecnología para
facilitar la operación, consideraron que ya no basta con una página en
internet.
El problema comenzó cuando comenzaron a revisar qué les podría servir
para su negocio, recibieron varias visitas de distintos proveedores que
ofrecían diversos programas …
Las PyMEs ante el crecimiento
pueden optar por acercarse a las ventajas que la tecnología ofrece. En la mayoría de los casos, quienes reconocen
la necesidad de herramientas tecnológicas se acercan a algún conocido que les
ayude u oriente, algunos otros revisan en internet las opciones del mercado y
suelen comprar una o dos soluciones, que en cierta medida, si les facilitan la operación. No obstante,
puede ocurrir que inviertan en herramientas que no necesiten en ese momento, o
bien, que el costo no permita explorar otras herramientas con otro propósito.
Desde luego la adquisición de
herramientas (SW) debería cubrir alguna necesidad o resolver determinada
problemática. En ocasiones, éstas resultan obvias cuando por ejemplo, el
trabajo administrativo aumenta siendo lo más sencillo buscar soluciones que
faciliten la función administrativa o bien aumentar la plantilla de personal.
De cualquier modo, la Primer Recomendación es hacer un
Diagnóstico de los procesos, de las fallas, o de las áreas donde se piensa que
es necesario implementar una herramienta. Este diagnóstico o revisión bien
puede servir únicamente para prevenir que el error se automatice, y corregir problemas desde raíz.
Ahora bien, la segunda recomendación consiste en determinar
qué grupo de soluciones apoyarán de mejor forma al negocio:
1. Portal
o Sitio WEB.- Suele contener información general de la empresa, medios de
contacto (teléfono, correo electrónico), así como un listado o un catálogo de
los productos y/o servicios que se ofrecen. Es ampliamente recomendable que
contenga funcionalidades relacionadas con el comercio electrónico, de tal forma
que los clientes puedan, en algún momento realizar pedidos o consultas. También
se pueden incluir vínculos a Redes Sociales. Cabe añadir que en el mercado
existen aplicaciones y servicios que facilitan la creación y diseño de sitios
web mediante el uso de plantillas y aplicaciones que se van integrando al
portal. No obstante, puede ser recomendable asesorarse de empresas que puedan
asesorar en cuanto a diseño, aplicaciones y orientación de la página.
2. Motor
de Pagos.- Consiste en una función que permite recaudar y gestionar los
pagos recibidos por los clientes, esta añadido a la página de la empresa y
resulta indispensable para comercio electrónico. Existen herramientas para
creación de sitios WEB que ya la incluyen como una aplicación adicional.
3. Punto
de Venta.- Básicamente es una caja registradora, con la capacidad de
gestionar catálogos de productos y de clientes.
4. Servicio
de Factura Electrónica.- Puede estar añadida a la funcionalidad del Punto
de Venta o del Motor de Pagos o bien se pueden generar gratuitamente a través
del Servicio de Administración Tributaria con ciertas limitaciones en cuanto a
la cantidad de facturas y manejo de la información.
5. Sistema
Administrativo o Contable.- La ley exige llevar registros contables de las
transacciones que la empresa realiza. En este caso, además de llevar la
contabilidad, existen en el mercado complementos o funcionalidades que integra
la información, desde el almacén hasta el punto de venta.
Por último, se recomienda buscar
herramientas que operen en línea, de tal forma que el proveedor de las
soluciones tecnológicas, a través de internet mantenga activos y disponibles
los servicios, siendo incluso responsable del mantenimiento y la actualización
del licenciamiento, como si se tratará de una especia de leasing, por el que
solo se paga una renta mensual con opciones de renovación, sin cargar con el
costo de personal adicional que opere y de soporte.
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