El señor Monroy decidió, que toda su operación se concentrará en un
solo programa, esto después de haber adquirido diferentes programas para su
negocio de transportes, el que, a lo largo de los años se estaba diversificando
había más rutas, nuevas terminales y distintas mercancías a transportar con
diferentes características y requisitos para su transportación. En cuanto la logística y camiones, se sentía cubierto.
No obstante deseaba poder compaginar las guías de viaje con el peso marcado por
las básculas electrónicas y procesar las facturas correspondientes, deseaba
integrar la información de las guías para generar el pago de los viajes a los
choferes. Incluso tenía la visión de utilizar la información del GPS así como
de las computadoras de los camiones para evaluar el rendimiento del combustible
y monitorear los tiempos y rutas de viaje, así como monitorear el mantenimiento
de las unidades.
Después de revisar con distintos proveedores, encontró diversas
soluciones que cubrían algunas de las funciones que requería, en algunos casos,
se necesitaba más de un Software para integrar la información, e incluso,
aunque, en muchas de estas soluciones encontró funcionalidades nuevas, existían
casos en los que para generar la información se requería un tratamiento manual
apoyando en hojas de cálculo.
Buscó una empresa que le programará un solo sistema, sin embargo, se
topó con “demasiadas” decisiones de carácter informático que tomar, “demasiados”
documentos que autorizar, pensó que perdía el tiempo tanto para revisar y
tratar de entender los documentos, como en las reuniones de revisión del
sistema y que a pesar de tener muy claro
lo que necesitaba, le pareció demasiado largo el tiempo que se estaba
invirtiendo, incluso llego a pensar que lo que había solicitado resultaba
demasiado complicado.
Existen algunos empresarios, que pueden visualizar
perfectamente qué herramientas necesitan para su negocio, identifican donde
pueden generar ahorros, confían plenamente en la tecnológica y están dispuestos
a invertir, sin embargo, existen escenarios y habilidades que escapan de su
competencia. Posiblemente el señor Monroy, consideraba que sus requerimientos
resultaban de los más normales, comunes y corrientes para su negocio. Posiblemente
el consultor, consideraba ambicioso el alcance y se cubría lo más posible a
través de las metodologías y documentación disponible. O simplemente, había un
problema de comunicación.
Sin importar lo complejo que pueda parecer un requerimiento
los empresarios, pueden aspirar a contar con Soluciones Tecnológicas a la
medida, por lo que se recomienda considerar los siguientes elementos para
facilitar este tipo de proyectos.
1.
Elaborar el Caso de Negocio Correspondiente, en
el que, los requerimientos deben estar expresados en términos del negocio, y se
recomienda que sea elaborado por la persona que solicita la solución tecnológica.
2.
Detallar los requerimientos lo mejor posible, también
en términos de negocio. Es recomendable que iniciar con la descripción del día
típico bajo el cual operará la solución tecnológica.
3.
Elaborar Casos de Uso, los cuales son una
descripción paso a paso de las actividades que se realizaran una vez
implementado el sistema. Esta información se obtiene del relato del día típico,
el cual es dividido en escenarios de utilización del sistema.
4.
Acordar con el proveedor, independientemente de
la metodología que este utilice o de sus propios formatos, que las revisiones y mediciones de avance se
deberán realizar únicamente sobre los siguientes documentos:
Documento con la descripción de los
requerimientos, éstos se pueden entender como las funciones que el sistema
deberá cumplir y deberán estar agrupados a partir de cada Caso de Uso, es
decir, los requerimientos deberán estar ordenados por Caso de Uso y para cada
uno de estos deberá existir uno o más requerimientos; si por ejemplo el Caso de
Uso esta expresado “Enviar la Factura al Cliente una vez que el viaje es
concluido” los requerimientos asociados irán desde el formato de la factura a
utilizar (más los requisitos legales), la integración o transferencia de
determinados datos del viaje al formato de la factura y envió del correo electrónico
con la factura al cliente.
Documento con los resultados de las pruebas
realizadas, el cual también deberá estar ordenado por Caso de Uso y sus
respectivos requerimientos y deberá contener el resultado de las pruebas
realizadas, cabe añadir que este documento podrá tener varias versiones. Y es
indispensable realizar una prueba general del día típico que se describió al
inicio.
5.
Acordar y contratar de antemano servicios de
mantenimiento y actualización de la Solución Tecnológica. Por lo general, se da
por hecho de que una vez realizadas las pruebas el sistema operará
perpetuamente o que esté no sufrirá cambios. Sin embargo no siempre es así, en
ocasiones el Software que se utilizó para desarrollar la solución tecnológica
es actualizado, independientemente si se trata de lenguaje abierto, o bien,
pueden existir cambios derivados del mismo negocio.
6.
Siempre se debe solicitar al proveedor a entrega
de la Memoria Técnica, Manual de Usuario y Manual de Capacitación.
Por último, se debe añadir que el proveedor siempre debe
hacer el esfuerzo por entender la necesidad y la visión que se tenga sobre la
solución tecnológica. También es necesario recordar que la tecnológica puede
cubrir cualquier necesidad del negocio y funcionalidad tal como lo exprese el
cliente.
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