Llegará un momento, donde será necesario echar mano de un Sistema que te permita administrar de mejor forma tu negocio. Esperemos que ya hayas crecido lo suficiente, como para tener la necesidad de administrar un buen número de clientes y proveedores. O incluso tu nómina, posiblemente ya hasta sientas la necesidad de contratar a alguien más, para fortalecer el trabajo administrativo. Pronto te darás cuenta que requieres de apoyarte en un Sistema. Y Tal vez ya estés buscando la mejor opción para tu negocio.
El Objetivo de un Sistema es el de Automatizar tus procesos, concentrar la información, de tal forma que su utilización será un medio para optimizar el tiempo administrativo. Un “Sistema” puede ser muchas cosas, siempre estará en función de tus necesidades, actualmente existen para cualquier proceso de la empresa, un sistema para nóminas, para contabilidad, para administrar la producción, inventarios, etc. Actualmente ya los hay que integran todo y su precio varía según las funciones o procesos que estén integrados así como del volumen de tu operación.
Básicamente para elegir un sistema debes considerar los siguientes puntos:
1. Determina que necesitas – ¿Para qué utilizarías el Sistema?
Considera que el sistema te debe apoyar en mejorar aquellas operaciones que te consumen más tiempo. O Aquellas que parecen estar más alejadas del objeto de tu negocio. O quizá aquellas que menos entiendas.
2. ¿Qué tecnologías hay disponibles?.
En el mercado hay muchos Sistemas y sus precios varían. De acuerdo a la empresa que fabrica el Software, Número de Licencias. Sin embargo, es recomendable revisar los siguientes aspectos:
• El Costo por licencia y su costo de renovación (anual)
• Mantenimiento del Sistema, planes de mantenimiento y su costo
• Requerimientos básicos para que funcione correctamente (SW o Equipo
Adicional) • Compatibilidad con otros sistemas (importar y exportar información)
• Elementos de Respaldo y Recuperación de Información
• Pregunta si el Sistema está completo, en ocasiones estas herramientas se venden en módulos por separado.
3. Determina qué herramienta adquirir
Puedes elaborar una lista de las funciones que requieres y revisa cuáles cubre el sistema. Pregunta cada duda, e incluso estas en posibilidades de solicitar una demo, ya sea una demostración o contar con el programa por un tiempo a prueba.
También existen foros en Internet donde se comentan por menores, dudas y sugerencias sobre la herramienta.
4. Capacítate en la Herramienta
Esto es importante, debes conocer realmente lo que la herramienta hace. Recuerda que se trata de automatizar la operación que más consume tu tiempo e incluso es quizá la que menos entiendas. Primero debes entender cómo se realiza el proceso manualmente o con los elementos con los que dispones actualmente.
Ahora bien, si es la primera vez que tienes la necesidad de adquirir un sistema o de automatizar un proceso en la computadora, podría ser recomendable comenzar utilizando una hoja de cálculo. Una Hoja de Cálculo es una herramienta que te permite manipular datos organizados en forma de tablas, puedes realizar cálculos complejos mediante la utilización de fórmulas y funciones propias del programa. El fundamento de esto, primero se centra en el ahorro que puedes generar automatizando tus propios procesos bajo una hoja de cálculo, la experiencia te ayudará a conocer detalles de la operación o quizá posibles fallas en el manejo de la información, por último, el conocimiento de cómo opera una automatización básica te facilitará tomar una decisión sobre el sistema a adquirir, porqué, no debes de olvidar que llegará un momento, que requerirás de sistemas y herramientas más robustas.
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